Recepce — plachta pobytů

Jak Pobytník funguje — dvě cesty, jedna obrazovka

V Pobytníku se potkávají dva odlišné proudy práce. Než se ponoříte do Recepce, pomůže je rozlišit:

Recepce je místo, kde se obě cesty potkávají na jedné obrazovce. Vlevo pokoje, nahoře dny, v mřížce bloky — a na první pohled vidíte, co je rezervace čekající na příjezd, co je probíhající pobyt s hostem v domě, kdo nezaplatil, které opce končí a jaké úkoly čekají na vyřízení. Nemusíte přepínat mezi Kalendářem, Pobyty a Knihou hostů — Recepce to spojuje.

Otevření a orientace

V administraci (admin.pobytnik.cz) klikněte v menu na Recepce. Otevře se plachta: vlevo seznam pokojů seskupených podle objektů, nahoře dny (dnešek zvýrazněný), v mřížce barevné bloky pobytů. Nad mřížkou běží řádek obsazenosti po dnech.

• Posun v čase: šipky u hlavičky dnů, tlačítko Dnes vrátí pohled na aktuální den.
• Bloky začínají a končí v půlce dne — den odjezdu jednoho hosta a příjezdu dalšího tak vidíte na jedné buňce bez překryvu.
• Šrafovaný blok = externí blokace z napojeného kalendáře (Airbnb, Booking apod.), ne pobyt z Pobytníku.

Čtení bloku pobytu

Každý blok nese tři informace najednou — stav, platbu a upozornění:

• Barva výplně = stav pobytu. Potvrzeno, probíhající (host je ubytovaný), odjeto, čárkovaně s časem = opce / nedokončená online rezervace s expirací.
• Proužek na levé hraně = platba. Červená nezaplaceno, oranžová záloha, zelená zaplaceno.
• Ikony: stav knihy hostů (semafor registrace hostů), pes na pobytu, strava, zámek „nestěhovat".
• Najetí myší zobrazí bublinu s hostem, termínem a saldem (kolik zbývá doplatit).

Detail a účet pobytu

Kliknutím na blok se otevře panel s detailem. Záložka Přehled shrnuje hosta, termín, počet osob, zdroj rezervace a stav registrace hostů. Záložka Účet ukazuje kompletní rozpad: ubytování po nocích, doplňky z rezervace, schválené objednávky služeb, rekreační poplatek a slevy — dole celkem, zaplaceno a saldo. Je to tentýž účet, ze kterého vzniká vyúčtování pro hosta; nic nepočítáte dvakrát.

Panely dne a úkoly

Vpravo od plachty jsou panely pro provoz dne — kliknutí na položku vždy otevře příslušný pobyt:

• Příjezdy / Odjezdy — kdo dnes přijíždí a odjíždí, včetně stavu platby a registrace.
• Ubytovaní — kdo je právě v domě.
• Končící opce — držené termíny, kterým do 48 hodin vyprší platnost.
• Nepřiřazené — pobyty vedené na celém objektu bez konkrétního pokoje (viz otázky níže).
• Úkoly — žádosti hostů o změnu termínu a čekající objednávky služeb.

Objednávky služeb od hostů

Host si během pobytu objedná službu ve své aplikaci (snídaně, dřevo, wellness…). Objednávka se objeví v panelu Úkoly a v detailu rezervace v bloku Objednávky služeb:

• Schválit — položka se okamžitě naúčtuje na účet pobytu (cena ze sazebníku služeb × objednané množství) a host ve své aplikaci vidí „schváleno". Schválení je jisté proti dvojkliku — položka se nikdy nenaúčtuje dvakrát.
• Zamítnout — host vidí „zamítnuto", na účet se nic nepřidá.

Sazebník služeb spravujete v sekci Služby — návod Služby a doplňky.

Žádosti o změnu termínu

Host termín svého pobytu sám změnit nemůže — v aplikaci má místo úprav tlačítko Požádat o změnu. Žádost vám přijde jako zpráva a objeví se v Úkolech. Termín upravíte vy v rezervaci; systém přitom hlídá kolize s ostatními pobyty, zámky i případný úklidový odstup. Datumy jednotlivých hostů v knize hostů (příjezd/odjezd konkrétní osoby) jsou nově vždy ohraničené termínem pobytu.

Opce a automatická expirace

Online rezervace drží termín po dobu dokončení platby — na plachtě ji poznáte jako čárkovaný blok s časem. Pokud host platbu nedokončí, rezervace sama expiruje a termín se uvolní; v seznamu rezervací ji pak najdete ve stavu Zrušeno. Končící držené termíny hlídá panel Končící opce, ať víte, komu zavolat dřív, než propadnou.

Přetahování pobytů a rychlé akce

Recepce není jen přehled — pobyty můžete přímo přesouvat, zkracovat, prodlužovat a zakládat nové.

• Přesun na jiný pokoj: chytněte blok pobytu a přetáhněte ho na řádek jiného pokoje. Systém okamžitě ověří kolize — pokud je cílový pokoj obsazený, nabídne volné alternativy. Po přesunu se změní dostupnost i v kalendáři widgetu a v exportovaném iCal feedu. Přesunout jde i pobyt, který už začal — v den příjezdu i uprostřed pobytu — dokud netaháte s termínem (viz Stav hosta).
• Natažení termínu: přejeďte myší k levému nebo pravému okraji bloku — objeví se úchyt. Tažením prodloužíte nebo zkrátíte pobyt. Systém hlídá kolize, minimální počet nocí i úklidový odstup.
• Nová rezervace tažením: klikněte na prázdný den a tažením přes další dny vyberte termín. Otevře se dialog, ve kterém zvolíte hosta a typ — potvrzená rezervace, nebo opce s expirací. Pole Korekce ceny (± Kč) umožní rovnou při založení přidat slevu nebo příplatek.
• Rychlý check-in a check-out: kliknutím na blok otevřete pravý panel — v sekci Stav a pohyb hosta jsou tlačítka ⚡ Ubytovat (check-in) a Odhlásit (check-out). Ubytovaný pobyt se na plachtě zbarví tmavě zeleně.
• Host nedorazil: tlačítko Nedorazil (no-show) rezervaci stornuje a zároveň si nedojezd poznamená do evidence. Nemažte takovou rezervaci natvrdo — přišli byste o statistiku i o historii.
• Potvrzení opce: opci (čárkovaný blok s časem) potvrdíte jedním klikem v draweru nebo v panelu Končící opce — termín se tím definitivně zarezervuje.
• Přiřazení nepřiřazeného pobytu: pobyty bez konkrétního pokoje najdete v panelu Nepřiřazené. Přetažením na řádek pokoje pobyt přiřadíte.
• Ctrl+Z (undo): vrátí poslední akci do 10 minut. Systém přitom kontroluje, zda se mezitím termín neobsadil — pokud ano, upozorní.

Všechny přesuny a změny procházejí stejným jádrem jako online rezervace z widgetu, import z Airbnb/Booking a ruční editace — jedno pravidlo, jeden kalendář, žádné riziko dvojité rezervace.

Stav hosta: ubytování, no-show a přesuny během pobytu

Rezervace prochází několika stavy a každý z nich má na plachtě svou barvu. Potvrzená rezervace je modrozelená, ubytovaný host tmavě zelený, odbydlený pobyt šedozelený. Stav měníte tlačítky v pravém panelu rezervace — klikněte na blok na plachtě a hned nahoře uvidíte sekci Stav a pohyb hosta. Tlačítka se mění podle toho, v jakém stavu rezervace právě je: u potvrzené je to ⚡ Ubytovat (check-in) a Nedorazil (no-show), u ubytovaného hosta Odhlásit (check-out), ↩︎ Vrátit ubytování a Nedorazil (no-show).

Ubytovat, nebo nechat na automatice?

Ve výchozím nastavení Pobytník označí hosta za ubytovaného sám v den příjezdu. To se hodí u chalup a apartmánů, kde hosta nikdo neodbavuje — stav sedí i bez toho, aby na něj někdo klikal.

Provozům s recepcí ale automatika překáží: host, který ještě nedorazil, by ráno vypadal jako ubytovaný. Proto ji můžete vypnout: Nastavení → Provoz recepce → Ubytovat hosty automaticky v den příjezdu. Po vypnutí řídíte stav výhradně tlačítkem ⚡ Ubytovat (check-in) a barva na plachtě odpovídá tomu, co se opravdu stalo na recepci. Automatický check-out běží dál: po dni odjezdu pobyt uzavře a zneplatní hostovi přístupový odkaz.

Omylem provedený check-in vrátíte tlačítkem ↩︎ Vrátit ubytování. Poslední akci vezmete zpět i klávesou Ctrl+Z do 10 minut.

Host nedorazil (no-show)

Tlačítko Nedorazil (no-show) najdete u potvrzené i u ubytované rezervace. Rezervace se stornuje, termín se okamžitě uvolní pro další prodej a v evidenci zůstane označená jako nedojezd — víte tedy, kolik jich za sezónu bylo, a nezmizí vám tržba beze stopy.

• Označení potvrdíte v dialogu, takže omylem ho nespustíte.
• Akci lze vzít zpět (Ctrl+Z do 10 minut) — pobyt se vrátí do původního stavu, pokud mezitím termín nezabrala jiná rezervace.
• U rezervací staženými z Airbnb, Booking.com a dalších kalendářů storno neprovádíme — vyřešte ho na té platformě, odkud rezervace přišla.

Přesun pokoje u probíhajícího a zaplaceného pobytu

Pokoj se dá vyměnit i po příjezdu hosta — praská topení, host chce klidnější stranu, nabízíte upgrade. Dokud neměníte termín, přetáhněte blok na jiný řádek a hotovo. Kolize a kapacita cílového pokoje se hlídají pořád stejně.

• Nezaplacený pobyt se přesunem přecení podle ceníku cílového pokoje.
• Zaplacený pobyt si cenu ponechá — přesun nesmí rozhodit už přijatou platbu. Rozdíl za upgrade doúčtujete korekcí ceny nebo položkou vyúčtování.
• Změna termínu už začatého nebo zaplaceného pobytu možná není. Pokud host zůstává déle, založte navazující rezervaci.

Kapacita jednotky a lůžka

Pobytník hlídá počet lůžek jednotky — základní lůžka i přistýlky. Rezervaci nad kapacitu nepustí, a to ani při zakládání, ani při přesunu pobytu na menší pokoj přetažením. Když kapacita nesedí, hláška vás rovnou odkáže na úpravu lůžek.

Počet lůžek upravíte v detailu objektu, sekce Lůžka — základní lůžka a přistýlky se nastavují zvlášť. Změna platí trvale pro další rezervace, stávající pobyty zůstávají beze změny.

Rychlá rezervace po telefonu

Host volá a ptá se na volný termín. V hlavičce Recepce klikněte na Rychlá rezervace, zadejte termín, počet dospělých a dětí (telefon nepovinně) a nechte vyhledat. Pobytník projde všechny jednotky, vyřadí obsazené a kapacitně nedostačující a zbytek seřadí od nejlevnější — u každé rovnou vidíte cenu za celý pobyt.

Klik na jednotku otevře běžné okno nové rezervace s předvyplněným termínem, počty osob i telefonem. Dokončíte ji stejně jako každou jinou rezervaci.

• Jednotka, která nemá nastavenou základní cenu, zůstane v seznamu na konci bez ceny — rezervaci na ní založíte a cenu doplníte ručně.
• Jednotky obsazené v daném termínu nebo malé na zadaný počet osob se v nabídce vůbec neobjeví.
• Stejné tlačítko je i na úvodní obrazovce Dnešek, takže rezervaci z telefonátu založíte hned po přihlášení.

Úpravy rezervace na místě

Děti a strava přímo z plachty

U rezervace, která ještě nezačala (poptávka, opce i potvrzená), otevřete klikem pravý panel a u řádku Strava klikněte na Upravit. Změníte počet dětí včetně jejich věků a druh stravy, aniž byste otevírali detail rezervace.

Přepočet ceny podle ceníku

Po změně počtu osob nebo dětí Pobytník nabídne přepočet ceny podle ceníku — potvrdíte ho jedním tlačítkem. Kdykoliv později ho spustíte z karty Cena v detailu rezervace, kde je i celý rozpad: ubytování, poplatek z pobytu, doplňky a ruční korekce.

Přepočet se neprovede u blokací z externího kalendáře a u rezervací, které jsou zamčené — zaplacený nebo probíhající pobyt a uzavřené vyúčtování.

Počty osob a cena celkem

Pole Dospělí, Děti a Pes se dají rovnou přepsat (kliknutím se obsah označí, smazat a napsat nové číslo jde bez zasekávání). U nové rezervace jde přepsat i cenu celkem — rozdíl proti ceníku se uloží jako korekce, takže je pořád vidět, o kolik jste cenu upravili a proč.

Napříč rezervacemi je sjednocené názvosloví Dospělí / Děti (dřív „Hostů“ a „Z toho dětí“), u detailu navíc vidíte celkový počet hostů.

Hledání rezervací

V toolbaru Recepce je vyhledávací pole — hledá podle jména hosta, telefonu, e-mailu i kódu rezervace. Výsledek otevřete kliknutím stejně jako blok na plachtě.

Storno, archivace a trvalé smazání

Přímo v panelu rezervace (draweru), stejně jako v detailu pobytu, najdete akce pro ukončení rezervace:

• Storno — rezervace zůstane v přehledu ve stavu Zrušeno, termín se uvolní.
• Nedorazil (no-show) — storno pro případ, kdy host vůbec nepřijel. Termín se uvolní stejně jako u storna, navíc se pobyt označí jako nedojezd, takže o něm máte přehled. Funguje i u rezervace, která už je vedená jako ubytovaná.
• Archivace — schová rezervaci z běžných přehledů, data zůstávají zachovaná.
• Trvalé smazání — nevratně odstraní rezervaci. Vyžaduje opsání referenčního kódu jako pojistku a nejde použít u pobytu, který má fakturu, přijatou platbu nebo zápis v knize hostů.

Pravidlo z praxe: mazat jen omyly — dvakrát zadanou rezervaci, překlep. Všechno ostatní (host zrušil, host nedorazil) řešte stornem nebo no-show. Smazaná rezervace se z čísel obsazenosti i z historie ztratí úplně.

Časté otázky