Recepce — plachta pobytů
Rezervace a pobyty na jedné obrazovce. Pokoje pod sebou, dny vedle sebe — na jeden pohled vidíte, kdo přijíždí, kdo je v domě, kdo nezaplatil, které opce končí a co čeká na vyřízení.
Jak Pobytník funguje — dvě cesty, jedna obrazovka
V Pobytníku se potkávají dva odlišné proudy práce. Než se ponoříte do Recepce, pomůže je rozlišit:
Host najde objekt přes rezervační widget na vašem webu, nebo přijde z Airbnb či Booking.com (přes iCal synchronizaci). Pobytník mu ukáže dostupnost, spočítá cenu a založí rezervaci. Vy ji vidíte v Kalendáři — a teď i na Recepci. Rezervace se dá založit i ručně.
Když host dorazí, pošlete mu magic link — bez hesla se dostane do hostovské aplikace, kde vyplní knihu hostů, nahraje doklad, objedná si služby (snídaně, wellness…) a na konci vidí vyúčtování. Vy mezitím plníte povinnosti vůči úřadům a na konci fakturujete.
Recepce je místo, kde se obě cesty potkávají na jedné obrazovce. Vlevo pokoje, nahoře dny, v mřížce bloky — a na první pohled vidíte, co je rezervace čekající na příjezd, co je probíhající pobyt s hostem v domě, kdo nezaplatil, které opce končí a jaké úkoly čekají na vyřízení. Nemusíte přepínat mezi Kalendářem, Pobyty a Knihou hostů — Recepce to spojuje.
Otevření a orientace
V administraci (admin.pobytnik.cz) klikněte v menu na Recepce. Otevře se plachta: vlevo seznam pokojů seskupených podle objektů, nahoře dny (dnešek zvýrazněný), v mřížce barevné bloky pobytů. Nad mřížkou běží řádek obsazenosti po dnech.
- Posun v čase: šipky u hlavičky dnů, tlačítko Dnes vrátí pohled na aktuální den.
- Bloky začínají a končí v půlce dne — den odjezdu jednoho hosta a příjezdu dalšího tak vidíte na jedné buňce bez překryvu.
- Šrafovaný blok = externí blokace z napojeného kalendáře (Airbnb, Booking apod.), ne pobyt z Pobytníku.
Čtení bloku pobytu
Každý blok nese tři informace najednou — stav, platbu a upozornění:
- Barva výplně = stav pobytu. Potvrzeno, probíhající (host je ubytovaný), odjeto, čárkovaně s časem = opce / nedokončená online rezervace s expirací.
- Proužek na levé hraně = platba. Červená nezaplaceno, oranžová záloha, zelená zaplaceno.
- Ikony: stav knihy hostů (semafor registrace hostů), pes na pobytu, strava, zámek „nestěhovat".
- Najetí myší zobrazí bublinu s hostem, termínem a saldem (kolik zbývá doplatit).
Detail a účet pobytu
Kliknutím na blok se otevře panel s detailem. Záložka Přehled shrnuje hosta, termín, počet osob, zdroj rezervace a stav registrace hostů. Záložka Účet ukazuje kompletní rozpad: ubytování po nocích, doplňky z rezervace, schválené objednávky služeb, rekreační poplatek a slevy — dole celkem, zaplaceno a saldo. Je to tentýž účet, ze kterého vzniká vyúčtování pro hosta; nic nepočítáte dvakrát.
Panely dne a úkoly
Vpravo od plachty jsou panely pro provoz dne — kliknutí na položku vždy otevře příslušný pobyt:
- Příjezdy / Odjezdy — kdo dnes přijíždí a odjíždí, včetně stavu platby a registrace.
- Ubytovaní — kdo je právě v domě.
- Končící opce — držené termíny, kterým do 48 hodin vyprší platnost.
- Nepřiřazené — pobyty vedené na celém objektu bez konkrétního pokoje (viz otázky níže).
- Úkoly — žádosti hostů o změnu termínu a čekající objednávky služeb.
Objednávky služeb od hostů
Host si během pobytu objedná službu ve své aplikaci (snídaně, dřevo, wellness…). Objednávka se objeví v panelu Úkoly a v detailu rezervace v bloku Objednávky služeb:
- Schválit — položka se okamžitě naúčtuje na účet pobytu (cena ze sazebníku služeb × objednané množství) a host ve své aplikaci vidí „schváleno". Schválení je jisté proti dvojkliku — položka se nikdy nenaúčtuje dvakrát.
- Zamítnout — host vidí „zamítnuto", na účet se nic nepřidá.
Sazebník služeb spravujete v sekci Služby — návod Služby a doplňky.
Žádosti o změnu termínu
Host termín svého pobytu sám změnit nemůže — v aplikaci má místo úprav tlačítko Požádat o změnu. Žádost vám přijde jako zpráva a objeví se v Úkolech. Termín upravíte vy v rezervaci; systém přitom hlídá kolize s ostatními pobyty, zámky i případný úklidový odstup. Datumy jednotlivých hostů v knize hostů (příjezd/odjezd konkrétní osoby) jsou nově vždy ohraničené termínem pobytu.
Opce a automatická expirace
Online rezervace drží termín po dobu dokončení platby — na plachtě ji poznáte jako čárkovaný blok s časem. Pokud host platbu nedokončí, rezervace sama expiruje a termín se uvolní; v seznamu rezervací ji pak najdete ve stavu Zrušeno. Končící držené termíny hlídá panel Končící opce, ať víte, komu zavolat dřív, než propadnou.
Přetahování pobytů a rychlé akce
Recepce není jen přehled — pobyty můžete přímo přesouvat, zkracovat, prodlužovat a zakládat nové.
- Přesun na jiný pokoj: chytněte blok pobytu a přetáhněte ho na řádek jiného pokoje. Systém okamžitě ověří kolize — pokud je cílový pokoj obsazený, nabídne volné alternativy. Po přesunu se změní dostupnost i v kalendáři widgetu a v exportovaném iCal feedu.
- Natažení termínu: přejeďte myší k levému nebo pravému okraji bloku — objeví se úchyt. Tažením prodloužíte nebo zkrátíte pobyt. Systém hlídá kolize, minimální počet nocí i úklidový odstup.
- Nová rezervace tažením: klikněte na prázdný den a tažením přes další dny vyberte termín. Otevře se dialog, ve kterém zvolíte hosta a typ — potvrzená rezervace, nebo opce s expirací.
- Rychlý check-in a check-out: kliknutím na blok otevřete drawer — tlačítkem ubytujete hosta (check-in) nebo ho odhlásíte (check-out). Ubytovaný pobyt se na plachtě zbarví tmavě zeleně.
- Potvrzení opce: opci (čárkovaný blok s časem) potvrdíte jedním klikem v draweru nebo v panelu Končící opce — termín se tím definitivně zarezervuje.
- Přiřazení nepřiřazeného pobytu: pobyty bez konkrétního pokoje najdete v panelu Nepřiřazené. Přetažením na řádek pokoje pobyt přiřadíte.
- Ctrl+Z (undo): vrátí poslední akci do 10 minut. Systém přitom kontroluje, zda se mezitím termín neobsadil — pokud ano, upozorní.
Všechny přesuny a změny procházejí stejným jádrem jako online rezervace z widgetu, import z Airbnb/Booking a ruční editace — jedno pravidlo, jeden kalendář, žádné riziko dvojité rezervace.